Die E-Rechnung: Großes Potential als Digitalisierungstreiber der KMU?

Nach Jahren der Spekulationen und Ankündigungen ist nun so weit: Die Verpflichtung zur E-Rechnung ist nun gesetzlich normiert. Die Änderungen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umfassen insbesondere die Begriffsdefinitionen der elektronischen Rechnungen und der sonstigen Rechnungen sowie die Übergangsfristen für bestimmte Unternehmen. Die Änderungen treten generell mit Wirkung zum 01.01.2025 in Kraft.

Elektronische Rechnungen: Nach dem neugefassten §14 I UStG handelt es sich um Rechnungen im strukturierten elektronischen Format, welche eine Weiterverarbeitung ermöglichen. Das Format muss generell der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments entsprechen oder durch separate Vereinbarung zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger eine Weiterverarbeitung der gesetzlich normierten Angaben ermöglichen. Die Echtheit der elektronischen Rechnungen ist gem. §14 III UStG entweder durch qualifizierte Elektronischer Signatur (vgl. §126a BGB – nicht zu verwechseln mit einfacher elektronische Signatur) oder unter Voraussetzungen des elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Europäischen Kommission zu gewährleisten, damit diese ordnungsgemäß ist.

Sonstige Rechnungen: Der Sammelbegriff der sonstigen Rechnungen umfasst nun sowohl elektronische Rechnungen, die nicht den o.g. Voraussetzungen entsprechen, als auch die herkömmliche Papierrechnung. Diese Rechnungen sind nur noch in eingeschränkten Fällen zulässig. Nach §14 II UStG ist im B2B-Fall (Unternehmer an Unternehmer) nur noch die elektronische Rechnung zulässig, wenn beide Unternehmer im Inländer oder EU-Unternehmer sind.

Übergangsfristen: Der §27 XXXVIII UStG regelt für bestimmte Unternehmen eine Übergangsfrist zur Implementierung der elektronischen Rechnung. Es besteht eine generelle Übergangsfrist bis zum 01.01.2027, wenn die Zustimmung des Leistungsempfängers vorliegt. Diese Übergangsfrist mit Zustimmungsbedürfnis erweitert sich um ein weiteres Jahr auf den 01.01.2028, wenn der Leistungserbringer die Umsatzgrenze i.H.v. EUR 800.000,00 gem. §19 III UStG nicht übersteigt.

Was musst du als Unternehmer jetzt unternehmen?

Durch die Vielzahl an Rechnungsschreibungsprogrammen im Mittelstand ist es nicht trivial zu überblicken, welche Anbieter schnell eine Konformität mit den Neuregelungen erreichen werden. Jedoch sind große Softwarehäuser bereits rechtssicher aufgestellt oder auf gutem Weg, bis zum Jahreswechsel alle Änderungen umzusetzen.

Falls ab 01.01.2025 keine elektronische Rechnung eingesetzt wird, ist die Dokumentation der Zustimmung des Leistungsempfängers von großer Bedeutung. Im Prüfungsfall muss diese (im besten Fall schriftliche) Zustimmung vorgelegt werden können.